Informativa Privacy assistente virtuale

INFORMATIVA IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ASSISTENTE VIRTUALE “CHATBOT”

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

La Cassa Nazionale di Previdenza e Assistenza a favore dei Dottori Commercialisti (di seguito, “CNPADC” o “Titolare”) intende fornire le informazioni di cui all’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (anche detto GDPR o Regolamento Generale per la Protezione dei Dati personali), in merito ai dati personali trattati tramite l’Assistente Virtuale "chatbot" presente nel sito internet istituzionale al fine di dare un supporto informativo più strutturato all’utente. Si precisa fin da ora che l’utente ha sempre la possibilità di contattare CNPADC tramite i canali di comunicazione istituzionali.

1. Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati

Titolare del trattamento dei dati personali è la Cassa Nazionale di Previdenza e Assistenza a favore dei Dottori Commercialisti (di seguito, “CNPADC” o “Titolare”) con sede legale in Roma, 00198 Via Mantova n. 1, (C.F. 80021670585) Il Titolare può essere contattato ai seguenti recapiti: pec: servizio.supporto@pec.cnpadc.it; Al fine di meglio tutelare gli Interessati, nonché in ossequio al dettato normativo, il Titolare ha nominato un proprio DPO, Data Protection Officer (o RPD, Responsabile della protezione dei dati personali), contattabile al seguente recapito: dpo@cnpadc.it

2. Dati e/o informazioni trattate

2.1. Dati di Navigazione:

I sistemi informatici e le procedure software utilizzate per il normale funzionamento della rete raccolgono automaticamente alcuni dati personali. Questi dati sono essenziali per l'uso dei protocolli di comunicazione Internet. I suddetti dati sono raccolti a seguito dell’inizio della navigazione a prescindere all’attivazione del chatbot reso disponibile al Titolare.

2.2. Dati Raccolti Automaticamente dal Chatbot:

Quando un utente interagisce con il chatbot, vengono raccolti automaticamente dati necessari per il funzionamento del sistema e per fornire risposte adeguate alle richieste. Questi dati non includono informazioni personali ai sensi dell'articolo 4 del GDPR, poiché non identificano direttamente o indirettamente alcuna persona fisica. Le informazioni gestite sono esclusivamente di natura tecnica e funzionale, come, a titolo puramente esemplificativo: i cookie tecnici del servizio attivato dall’utente e l'ID sessione, generato all'inizio della conversazione con il chatbot (vedere Informativa Cookie).

2.3. Dati Forniti Volontariamente:

Se l'utente decide di fornire volontariamente dati personali (ad esempio, nome, cognome, indirizzo e-mail o numero di telefono) durante l'interazione con il chatbot, tali dati verranno trattati in conformità con i principi indicati nella presente informativa, esclusivamente per la fornitura del servizio richiesto tramite il chatbot.

3. Finalità e Basi giuridiche del trattamento

3.1. Finalità

Il Titolare utilizza i dati forniti tramite il chatbot per le seguenti finalità:

1. Fornire risposte strutturate alle richieste inviate, ad esempio per ottenere informazioni generali sulle procedure per ottenere informazioni dalla Cassa;
2. Eseguire analisi statistiche aggregate sul funzionamento del chatbot per adottare eventuali miglioramenti o implementazioni del servizio e per censire le richieste più frequenti degli utenti;
3. Previsione o necessità di tutela dei propri diritti in sede stragiudiziale e giudiziale.

3.2. Base giuridica

trattamento dei dati è finalizzato a consentire all'utente di utilizzare il chatbot, come richiesto (art. 6 par. 1 lett. f) del GDPR), e a offrire ulteriori funzionalità al sito istituzionale, con l'obiettivo di fornire riscontri agli iscritti riguardo alle attività istituzionali della Cassa, che svolge un compito di interesse pubblico (art. 6, par. 1, lett. e) del GDPR). Inoltre, il Titolare può giustificare il trattamento dei dati anche per la protezione dei propri diritti, in conformità con l'art. 6 par. 1 lett. f) del GDPR.

4. Soggetti Autorizzati e Comunicazione dei Dati

Il Titolare non divulgherà i dati, ma li condividerà con personale interno autorizzato, che li gestirà in conformità alle proprie responsabilità, e con professionisti o aziende di servizi coinvolti nell'erogazione del servizio di chabot, unicamente per assicurarne il corretto funzionamento tecnico. Inoltre, i dati potrebbero essere trasmessi alle Autorità competenti in caso di ispezioni o indagini di polizia giudiziaria. Qualora questi destinatari trattino i dati per conto del Titolare, saranno nominati responsabili del trattamento mediante un contratto specifico o altro atto giuridico. In caso contrario, saranno considerati come Titolari Autonomi o semplici destinatari delle informazioni raccolte.

5. Trasferimento dati verso un Paese terzo e/o un’organizzazione internazionale

Il Titolare del trattamento esegue il trattamento dei dati all'interno dell'Unione Europea. Nello specifico, le informazioni fornite sono memorizzate presso la sede legale.

6. Criteri di conservazione

l Titolare gestisce i dati forniti solo per il tempo strettamente necessario a raggiungere le finalità specificate in questa informativa. Di conseguenza, qualora siano presenti anche dati personali, questi verranno conservati esclusivamente per il periodo indispensabile.

7. Natura del conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale mancato conferimento

L'uso del chatbot non richiede all'utente di fornire dati personali. Tuttavia, l'utente potrebbe decidere di condividere volontariamente i propri dati personali durante l'interazione con il chatbot, e tale condivisione è completamente opzionale.

8. Fonte dei dati

I dati sono reperiti automaticamente a seguito dell’interazione dell’interessato o volontariamente forniti dallo stesso.

9. I suoi Diritti

Il Regolamento (UE) 2016/679 le riconosce, in qualità di Interessato, diversi diritti, che può esercitare contattando il Titolare ai recapiti di cui al punto 1 della presente informativa. Tra i diritti esercitabili, purché ne ricorrano i presupposti di volta in volta previsti dalla normativa (artt. 15 e ss. GDPR) vi sono:

• il diritto di conoscere se la CNPADC ha in corso trattamenti di dati personali che la riguardano e, in tal caso, di avere accesso ai dati oggetto del trattamento e a tutte le informazioni a questo relative; il diritto alla rettifica dei dati personali inesatti che la riguardano e/o all’integrazione di quelli incompleti; il diritto alla cancellazione dei dati personali che la riguardano; il diritto alla limitazione del trattamento; il diritto di opporsi al trattamento; il diritto alla portabilità dei dati personali che la riguardano.

In ogni caso, lei ha anche il diritto di presentare un formale Reclamo all’Autorità garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità che può reperire sul sito ufficiale dell’Autorità garante https://www.garanteprivacy.it

10. Inesistenza di un processo decisionale automatizzato

CNPADC non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 1 e 4, GDPR.